派遣の事務で働くには?

by michinari

1.派遣の事務として働くために必要な事

派遣社員として働いている人の中には、事務をしているという人も多いのではないでしょうか。

比較的需要が多いので、チャレンジしやすい職種といえます。

仕事の内容は派遣される会社によって様々ですし、部署によって異なることも多くあります。

未経験でも働ける場合も多いですが、ある程度のスキルを求められることもあるようです。

では、派遣事務として新宿区で働くにはどのようなスキルが必要なのでしょうか。

一般的には書類を取り扱うことが多いので、エクセルやワードといったパソコン操作は必須になります。

文書を作成することもありますし、データ入力や見積書・契約書・請求書などの作成を行うこともあります。

受注管理や勤怠管理などでは専用のソフトを使用することも多く、最初は決められたフォーマットに入力することが主になります。

そのため一定レベルのパソコンのスキルは必要になるでしょう。

派遣会社に登録する際にはスキルチェックが行われるので、仕事を紹介される時には自分のレベルに合ったものになります。

また、パワーポイントなどを使って資料の作成業務などを任されることもあります。

パソコン操作に関してはスピードを求められることもありますが、正確性がより重視されることも多いようです。

それからアシスタントのように補助業務を任されることもあります。

営業マンのサポートをしたり、電話の取り次ぎや来客対応・備品管理・ファイリングをしたりします。

他の部署に進捗状況を確認するといった調整役を担うことも多いので、コミュニケーション能力も必要です。

書類の提出を促したり、スケジュールを調整するなど面倒な交渉を引き受けなければいけないこともあるようです。

そんな時にぶっきらぼうな態度だとスムーズに話が進まないこともあるので、細かな部分に気を配って話を進めることが必要になります。

 

2.マナーや接遇も身につけておく

また、来客へのお茶出しなど人と接することもありますし、電話応対を行うこともあります。

そのため人と接する際に重要なマナーも身に付けておくことが大切です。

事務の仕事は基本的にデスクワークが中心になります。

コツコツと地味な作業を繰り返すことも多いので、そういった作業が苦痛だと難しいかもしれません。

小さい会社の場合には、社内の清掃をしたりテーブルを拭くといったことも業務の1つになることがあります。

郵便物を受け取って配布したり、足りなくなった備品を補充するといった庶務的な業務を担うこともあるようです。

仕事内容は会社によって様々ですが、規模が大きくなればなるほど細分化が進んでいるので決まった仕事だけを担当することが多くなります。

それに対して規模が小さな会社の場合には、様々な業務を幅広く手掛けることが多くなっています。

会社の方針にも差があります。

雑用を派遣社員に任せるところもあれば決まった業務だけを担当させるところもあるので、応募する際にはどういった仕事内容なのかを事前に確認しておくことが重要です。

また、外資系企業や海外との取引を行っている会社などでは、英語などの語学力が必要になることもあります。

海外にある取引先とやり取りをする際に英語を使用するからです。

日常の会話まで英語を採用している企業はあまり多くはありませんが、事業がグローバル化していることもあり語学力が必要になるケースは増加傾向にあります。

 

3.縁の下の力持ちでサポート的な存在

一般的な事務に比べると、時給は高めに設定されています。

一口に事務職といっても仕事内容は多岐にわたりますが、サポート的な位置付けの職種であることは間違いありません。

縁の下の力持ちというように目立つ存在ではありませんが、会社がきちんと機能するためには必要な職種です。

残業などは少なめで毎日定時に帰れるという人も多くいます。

ただし、会社や部署によっては派遣社員でも残業するということもありますし、繁忙期にのみ残業が発生することもあります。

女性の割合が高く、結婚後も続けられる職業として人気があります。

プライベートを重視する人にも選ばれています。

事務で働く場合には、業務内容や職場のルールなどをきちんと確認することが重要です。

起こりやすいトラブルには、就業する前に聞いていた話と業務内容が異なるといったことが挙げられます。

例えば、書類の作成業務だけと聞いていたのに、来客対応を任せられてその比重が大きいといったことです。

残業は月に数時間と聞いていたのに、毎日残業を指示されるといったころもあります。

本来は契約した業務以外はする必要はありませんが、担当する部署の人がそれをきちんと理解していないこともあるようです。

自分で上司や同僚に指摘して人間関係が気まずくなるのではないかと心配する人もおり、なかなか言い出せないことも少なくありません。

そういった時には、派遣会社の担当者に相談して交渉してもらうのがおすすめです。

業務内容を丁寧に確認したり、今後どうすればいいかをきちんと話し合ってもらえます。